院内会议的有效运用方法
01 通过院内会议激活诊所
今后的口腔门诊需要最大限度地发挥出员工的能力。因此，有效运用“院内会议”的技术是必不可少的。院内会议运用得当会给诊所经营带来惊人的效果。
NO.1
通过会议改善诊所经营
│通过会议改善诊所经营
(1)通过院长的“话”将诊所做强
现在许多口腔医疗机构都将时间和费用花在“如何增加来院者的数量”、“能否让患者进行自费治疗”这些看不到的地方，而对于自家诊所院长本身的愿景、使命等则投资得不够积极。
组织的每个人都有不同的价值观，组织人数越多，越有必要形成让所有人以同一标准去思考，朝着同一方向去行动的氛围。正因如此才要强调会议的重大意义，从而将难以渗透的愿景、使命浅显易懂地传达给员工，作为判断标准。
院内会议的注意点
①院长心里冒出的“对牙科诊所经营的想法”
②动之以“情”，而不是晓之以“理”
③用院长自己的话热情地向员工诉说愿景和使命
④用满怀感情地诉说“坚定的信念”、“可靠的哲学”
(2)员工参与型会议
由于院长自身对会议的期待度很低，哪怕有想要解决的重要问题，也只会利用短暂的休息时间开会。我们要意识到有效的会议运营将为诊所的繁荣奠定基础。
员工参与型会议的要点
①确定年度会议日程表
②确定参会者、开会地点等
③营造院长和员工都能畅所欲言的氛围
④定下的事宜要切实执行
(3)为什么要开院内会议？
院长的作用
①每日的诊疗行为
②员工培训
③员工指导
④激活组织
⑤诊所的繁荣（诊所经营）
院长作为经营者要培养员工自主开展业务的水平，提高组织力，从而提升来院者的满意度，为当地医疗做出贡献。院长要有领导力，但单靠自上而下的领导力是否可行是个值得思考的问题。
领导的行为分类
①“独善专制型”
②“温情专制型”
③“咨询型”
④“参与型”
最有效的组织是信任员工开展业务的“参与型组织”。从其组织特性来看，最好的领导力是“以员工为中心的领导力”。
以最好的组织为目标，启动诊所改革时，“会议”很重要，是交流彼此的想法所不可或缺的。
NO.2
院内会议的效果
(1)会议的效果
①院内沟通更顺畅
院长与员工、员工与员工之间缺乏沟通可能会影响诊所的业绩。为了让诊所顺利运营下去，开会是很有必要的。
■提高组织活动的效率
①院长与员工之间产生共同目标
②对话增加
③传达院长对工作的价值观
④员工对工作的想法发生变化
⑤员工的积极性提高
(2)与组织成熟度相匹配的院内会议
①领导管理型
⇒ 组织成熟度较低的阶段（初期阶段）
这一阶段是奠定组织氛围、诊所文化等无形基石的时期。院长需要积极引领、指导整个诊所。根据目的投入角色扮演，使纯靠脑子理解的会议转变为能够亲身实践的会议。
②双向管理型
⇒ 组织成长起来，业绩中也有所体现的阶段（成长阶段）
这一阶段是让诊所进一步成长、发展的时期。院长与员工越发需要共享目标方向。
我们要让员工参与诊所的综合运营。必须将院长的愿景渗透到员工的内心，院长和员工一起思考如何使其在日常业务水平中具体呈现出来，并加以实践。这时的重点是诱导员工说出院长想要的答案，对其意见加以润色，而不是由院长直接给出答案，传达自己的想法。
③授权管理型
⇒ 组织力提高，圆熟的阶段（成熟阶段）
这一阶段是以员工为主体负责诊所运营的时期。院长的主要作用是向员工渗透诊所的目标方向和愿景，确认员工能否在医疗现场执行到位。
将能够自发提出、执行院内改进方案的权限转让给员工，把重点放在传达自主行动的重要性（与未来的目标相吻合）上，而不是事无巨细地下达指示。培养可靠的事务长型员工也很重要。会议的进行、院长的理念和经营数值通过领导渗透给员工会很有效。
NO.3
通过会议活跃院内沟通气氛
(1)通过愿景会议共享经营目的
经营者的最大作用是设置组织整体目标，在大体方向上支持每一个员工最终达成各自设定的目标。明确目标作为在此聚集的成员的判断标准，提高工作效率和效果。
因此至少要每年开一次愿景会议。
愿景会议的主题
①大家未来的目标是打造怎样的诊所？
②最终能够在社会上呈现出怎样的效果？
③员工会有怎样的价值体现？
共享诊所的目标，就能让大家满怀激情地朝着同一目标奋斗。最终可以形成诊所的一体感。
(2)经营改善会议
通过经营改善会议和员工一起分析自家门诊的现状，探讨日常业务中发生的问题的解决办法和具体措施，通过价值观、想法的相互碰撞，推进适应环境变化的组织建设。
官方性强的牙科诊所等医疗机构需要灵活应对环境变化，不断发展。为了提升社会价值，必须不断吸收新的知识和技术，以满足来院者的需求为目的作出持续的调整。
院内所有人都要开经营改善会议，以掌握共享的知识应对各种问题、情况和需求的变化。
02
院内会议的有效运用方法
NO.1
院内会议的原理、原则
(1)院内会议的召开目的
间接目的
①集思广益
为了掌握各个领域的专业知识，需要集结所有员工的智慧。
②增强员工的连带感
③提高参与意识
④让员工成长起来
⑤为诊所发展做出贡献
直接目的
①确定方针
②传达方针
身为领导的院长确定下来的方针正确传达给全体员工并加以执行才有意义。
③解决问题
(2)院内会议的规则
多人聚集在一起总要有规则来约束。会议也有要遵守的规则。
①参会者事先总结好自己的意见
②理解自己的立场
③尊重少数意见
④不将自己的主张强加于人
⑤听从主持人的安排
⑥不为个人利害和感情所动
⑦严格遵守时间
⑧遵循结论
(3)提高效率的会议计划和执行方法
提高效率是指会议顺利进行，没有时间上的浪费。主持人应了解加快议事进程的要领，避免参会者受到长时间的约束。
①首先明确会议目的
②先让员工发表赞成意见
在听取赞成意见的过程中进行补充说明，加深员工对提议的理解。
③附和员工的发言
“随时能开”的会议应该是没有的，而且毫无意义。应明确会议目的，从效果和费用方面确定开会时间。
NO.2 参会者的心得
(1)参会者的心得
会议前
①准时出席
②事先浏览发放的资料
③做预先调查
会议中
①听从主持人的安排
②出席者之间互相尊重
③不要携带必要资料以外的物品
④不要随便离开会场
会议后
①遵循会议结论
②打过招呼后散会
③确认会议记录
④汇报
⑤执行
⑥反思
(2)妥善发言的要领
①考虑到参会者的水平
②引起出席者的关注
③注意措辞
④进行确认式提问
⑤考虑到参会人数
(3)巧妙提出反对意见的方法
①表明自己的主张
②摆事实
③陈述提议的优缺点
NO.3
有效召开院内会议的注意点
(1)有效召开的要点
①会议开始前的准备、计划制定
⇒ 事先确定要探讨的主题
●制作资料
●向所有参会者共享开会目的
②会议召开时期
⇒ 运用主持流程表
●根据诊所的阶段研究开会方式
●运用白板、幻灯片、电脑等
③会议结束时
⇒ 留下会议记录
●保持跟进直到能够执行
(2)开放式会议和封闭式会议
牙科诊所的会议可以大致分为“开放式会议”和“封闭式会议”。
①开放式会议（全员参与型）
进行院内集体决策和交流的全员参与型会议。
②封闭式会议（对象参与型）
根据组织阶层和业务内容限定参会对象的会议。与员工进行个别面谈，或者只召集牙科卫生士，开展提高回访率、提升口腔护理技能的学习会、技术研修，或在前台之间举办改进前台业务、提升医疗事务知识的研修会等。
NO.4
以意识共享为目的的院内会议
各员工的成长推动着整个组织的成长，以这种思路为前提，对多名员工一起进行Coaching的方法叫做Group Coaching。采用这种方法的会议不是单纯按照流程表走形式，而是把重点放在引出所有员工的意见上，引导大家发挥能动性。
(1)Group Coaching的步骤
步骤１：列举、明确问题点
步骤２：把握现状
步骤３：探讨解决办法
步骤４：共享改进日程表，设置期限
(2)举办病例研讨会
常有院长为难以向员工传达院长的经营方针、治疗理念、治疗的手册化等而发愁。这种情况下，建议在短期内定期举办病例研讨会。
举办病例研讨会的优点
①随着员工确认院长的想法和治疗方针的机会增加，自然有机会将院长的价值观共享给诊所的全员。
②让全员都有机会认识所有新患者的口腔内，从而提高员工对来院者的关注度。
NO.5
团队合作在牙科诊所中的重要性
(1)团队思维
牙科诊所的团队属于朝着职场目标开展工作的“医务人员团队”。社会人的商业意识终究离不开团队目标。
但团队成员有新人级到资深级的跨度，能力也有差异。通过经验值和研修掌握、提升各项技能固然重要，诊所内不同阶层在相互协调下也能提高来院者的满意度。
院长通过院内会议向团队成员传达“理念”和“方向”，让成员怀着共同的信念为实现目标而付诸行动。
(2)职务的充实·扩大
然后考虑一下牙科诊所员工的工作领域。首先要从“职务的充实”和“职务的扩大”这两个角度在工作中推陈出新。
“职务的充实”是指从质量上充实工作本身。添加计划、准备、统制等内容，扩大责任和权限范围，实现工作内容的高度化。
“职务的扩大”是指扩大工作范围，而不是只负责细化好的工作。这是为了防止细化后的单一化、定型化所伴随的疏离感、单调感。
实现这些需要在院内发挥团队作用。最好的捷径在于是否召开了有意义的院内会议。
(3)在团队间共享市场营销的视角
现在的牙科诊所经营，以及在牙科诊所工作的员工要有以患者（顾客）为先的思维。除了“医疗”外，我们还要有作为“服务业”的认知。
召开院内会议，可以作为一个团队站在“市场营销的视角”思考如何从“牙科医疗”领域帮助当地居民过上更高质量的生活。
不要把自己当作纯粹的“牙医”，要把自己想象成“牙科·口腔工程师”、“牙科·口腔
顾问”、“牙科·口腔训练师”，不要局限于牙科卫生士的本职工作，要让大家都有同为在牙科诊所这一医疗世界中工作的团队一员的意识。
03
事例：院内会议的成功案例
NO.1
会议运用事例
Ａ牙科诊所（关东地区的郊外型诊所）
●开业：18 年
●员工数：牙科卫生士４名、牙科助手４名
●停车场：10 个
●牙椅数：６把
●医业年收入：1.2 亿円
●自费率：15％
●月账单：650 张
●每日来院患者数：约 70 人
院长有事相商
“一直以来，院内打扫、扔垃圾的顺序、轮值如果不反映到评估、工资上就无法调动员员工的积极性。再小的事，没有我的指示就没人想着去做。员工不主动的风气是从哪里来的？你能帮我调查一下原因吗？查清之后，其他经营问题就不成问题了。”
会议运用的原委
①与院长的面谈
“尽管你们在经营上付出了很大的努力，但这几年的业绩还是毫无起色。我觉得这是员工意识水平的问题。我也考虑过换掉员工，不过好的人才没那么好招。”院长似乎认定责任在于员工，对自己的管理没有一点认知。
②与员工的面谈
“我对这家诊所的工作并没有太大的不满。但入职以来，院长从未让所有人一起交流过，不知道他对我们的期望是什么，也不知道他的目标是打造怎样的诊所。希望能有机会畅所欲言，了解自己想要了解的一切。”“总觉得不光是和院长的沟通不够，和其他员工的沟通也很少。”
“总觉得不光是和院长的沟通不够，和其他员工的沟通也很少。”
③根据面谈结果进行判断
“只要在规定时间内工作，拿相应的工资就行。”
“凡事听凭院长指示就好。”
这些意识蔓延开来，形成了不良风气。员工对业绩和来院者都漠不关心，患者感受不到一丝礼遇。
④会议有效导入前的准备
设置让所有人一起说“为什么在牙科诊所工作？”、“我们的使命是什么？”的情景。
●每个人轮流当主持人
●会议记录的准备（负责人）
●会议时间为1小时
⑤会议的要点
●根据会议的目的调整开会方式
●有效推进事前准备（告知目的、总结每个人的意见等）
●明确会议目的
会议的效果
员工反响很好，能够积极交换意见，共享理念，了解每个人的想法。最终可以在全员的交流中找到解决办法，因此大家都参与得很积极。开会使员工产生了一体感。
能够为患者提供优于过去的高质量服务，业绩也有所提升。
会议的导入实现了全员目标共享，员工们以此为契机开始提供更好的治疗和服务。
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